Должностные лица выступают в качестве особенных субъектов административной ответственности. В соответствии со ст.2.4 Кодекса РФ «Об административных правонарушениях» административной ответственности подлежит должностное лицо в случае совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей.

     Должность — понятие, которое определяет круг служебных обязанностей, права и пределы ответственности, в том числе и государственного ,служащего, требования к его профессионально-квалификационной подготовке. Она характеризует содержание выполняемой служащим работы, определяет его правовое положение.

     В действующем КоАП РФ впервые закрепляется понятие должностного лица. Этот термин использовался и в старом Кодексе 1984 года, но критерии отнесения служащих к должностным лицам не были определены, в результате чего достаточно долгое время при определении круга должностных лиц правоприменители руководствовались определением, данным в уголовном законодательстве ( примечание к ст.285 УК РФ). Теперь же данное в КоАП определение сохранило смысловое единство данного понятия в законодательстве.

      Согласно ст.2.4 КоАП РФ под должностным лицом следует понимать лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее функции представителя власти, т.е. наделенное в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся в служебной зависимости от него, а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, а также в Вооруженных Силах РФ, других войсках и воинских формированиях. Кроме того, совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители и другие работники иных организаций, а также лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное.

     Для более глубокого понимания перечисленных признаков  таких особых субъектов, как должностные лица, можно прибегнуть к аналогии и обратиться к Постановлению Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 10 февраля 2000 г. N 6 "О судебной практике по делам о взяточничестве и коммерческом подкупе". Так, "к представителям власти следует относить лиц, осуществляющих законодательную, исполнительную или судебную власть, а также работников государственных, надзорных или контролирующих органов, наделенных в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся от них в служебной зависимости, либо правом принимать решения, обязательные для исполнения гражданами, а также организациями независимо от их ведомственной подчиненности". К таковым, например, могут относиться: члены Совета Федерации, депутаты Государственной Думы, депутаты законодательных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, члены Правительства Российской Федерации и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, судьи федеральных судов и мировые судьи, наделенные соответствующими полномочиями работники прокуратуры, налоговых, таможенных органов, органов МВД Российской Федерации и ФСБ Российской Федерации, состоящие на государственной службе аудиторы, государственные инспекторы и контролеры, военнослужащие при выполнении возложенных на них обязанностей по охране общественного порядка, обеспечению безопасности и иных функций, при выполнении которых военнослужащие наделяются распорядительными полномочиями. В Постановлении оговаривается и то, какие функции следует считать организационно-распорядительными и административно-хозяйственными. В соответствии с п. 3 Постановления организационно-распорядительные функции включают в себя, например, руководство коллективом, расстановку и подбор кадров, организацию труда или службы подчиненных, поддержание дисциплины, применение мер поощрения и наложение дисциплинарных взысканий. К административно-хозяйственным функциям могут быть, в частности, отнесены полномочия по управлению и распоряжению имуществом и денежными средствами, находящимися на балансе и банковских счетах организаций и учреждений, воинских частей и подразделений, а также совершение иных действий: принятие решений о начислении заработной платы, премий, осуществление контроля за движением материальных ценностей, определение порядка их хранения и т.п.     Таким образом, можно сделать вывод, что распорядительными полномочиями являются полномочия по управлению людьми или организациями, а административно-хозяйственными - по управлению вещами.

     Таким образом, для того, чтобы определить, является ли конкретный государственный или муниципальный служащий должностным лицом, необходимо выяснить, обладает ли он правом осуществлять управление людьми, организациями или вещами. Такие полномочия могут указываться как в должностном регламенте и служебном контракте, так и в общих компетенционных актах (например, в положении о государственном органе, в котором он работает). Управление в данном случае обозначает возможность совершения действий, которые вызывают возникновение, изменение или прекращение тех или иных правоотношений в отношении физических лиц (например, назначение конкретного лица на должность в государственной организации), юридических лиц (например, составление акта проверки организации), а также совершение юридически значимых действий по изменению правового статуса материальных объектов (например, списание имущества, находящегося на балансе организации).

      В своей деятельности должностные лица организации обязаны руководствоваться законодательством РФ, а также трудовым договором, заключаемым при приеме на работу. Помимо трудового договора, полномочия (официально предоставляемые работнику права и обязанности) главного бухгалтера и руководителя указываются в должностной инструкции. Должностная инструкция является достаточно важным внутренним документом, который регламентирует реализацию функциональных обязанностей по выполнению условий трудового договора и содержит ряд требований к работникам, занимающим эти должности. В должностной инструкции, помимо всего прочего, должны содержаться положения об ответственности.

     Т.е. к должностным лицам могут относиться не только служащие государственных и муниципальных органов, но и работники других организаций, а также индивидуальные предприниматели, совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций.

     К должностным лицам организации относятся:
1) руководитель организации. Согласно ст. 273 Трудового кодекса РФ руководитель организации — физическое лицо, которое в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативно-правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица и локальными нормативными актами осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа. Порядок деятельности единоличного исполнительного органа общества и принятия им решений устанавливается учредительными документами организации, внутренними документами организации, а также договором, заключенным между организацией и лицом, осуществляющим функции его единоличного исполнительного органа. К компетенции исполнительного органа организации относятся все вопросы руководства текущей деятельностью организации, за исключением вопросов, отнесенных к компетенции иных органов. Единоличный исполнительный орган (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени организации, в том числе представляет ее интересы, совершает сделки от имени организации, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками организации;
2) члены коллегиального органа управления организацией (совета директоров,правления);
3)заместители руководителя организации;

4) иные лица, выполняющие в организации организационно-распорядительные функции (главный бухгалтер, руководители отделов и т.д.).
     Особенность указанных субъектов определяется их правовым статусом. Наделение должностных лиц особым кругом полномочий предопределяет особенности их ответственности. Так, главный бухгалтер организации является особым должностным лицом любой организации, так как через него осуществляется вся хозяйственная деятельность организации. Кроме того, главный бухгалтер, как правило, является представителем организации во взаимоотношениях с налоговыми органами.
     Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.
Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и также несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и  достоверной бухгалтерской отчетности.
В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.
  Следует иметь в виду, что главный бухгалтер и руководитель организации не несут ответственность за налоговые правонарушения, предусмотренные Налоговым кодексом РФ, поскольку это не предусмотрено законодательством РФ о налогах и сборах. В данном случае ответственность наступает непосредственно у юридического лица. Но в  то же время должностные лица организаций могут быть одновременно с этим  привлечены к административной ответственности (п. 2 Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 января 2003 г. N 2 «О некоторых вопросах, связанных с введением в действие Кодекса РФ об административных правонарушениях»). Исключение из этого правила составляют правонарушения, хотя и предусмотренные Налоговым кодексом РФ, но не связанные непосредственно с уплатой налогов и сборов.

      Должностные лица, выполняющие функции представителя власти, организационно-распорядительные или административно-хозяйственные полномочия в органах государственной власти, местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, являются субъектами административной ответственности различных групп правонарушений, составы которых содержит Особенная часть Кодекса (раздел II). Непосредственно составы административных правонарушений устанавливаются в соответствующих статьях КоАП РФ, федеральных законах и законах субъектов Российской Федерации. КоАП не содержит специальной главы (как это реализовано в УК РФ) посвященной правонарушениями должностных лиц. Поэтому составы правонарушений «разбросаны» по всему кодексу.

    Сравнивая КоАП РФ с КоАП РСФСР 1984 года, можно с уверенностью утверждать, что законодатель сохранил свой подход к административно-правовому статусу должностных лиц в части их ответственности. По-прежнему в качестве основных к ним применяются такие наказания, как предупреждение и административный штраф. Примечательно, однако, что в большинстве составов именно административный штраф как санкция превалирует над остальными мерами ответственности. По общему правилу должностные лица несут административную ответственность в большем размере, чем просто граждане. Что касается размера штрафов, то в соответствии со ст. 3.5 КоАП РФ, размер административного штрафа, налагаемого, на должностных лиц - пятьдесят тысяч рублей.При этом, административный штраф за нарушение законодательства Российской Федерации о внутренних морских водах, территориальном море, континентальном шельфе, об исключительной экономической зоне Российской Федерации, антимонопольного, таможенного, валютного законодательства Российской Федерации, а также законодательства Российской Федерации о естественных монополиях, о рекламе, об охране окружающей природной среды, о государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, налагаемый на должностных лиц и юридических лиц, может быть установлен с превышением размеров, указанных выше, но не может превышать для должностных лиц двести минимальных размеров оплаты труда.

     Помимо перечисленных выше мер административной ответственности, в качестве основной к должностным лицам может применяться новая, ранее не предусмотренная санкция – дисквалификация(ст.3.11 КоАП РФ) , которая заключается в лишении лица права либо замещать определенные должности государственной и муниципальной службы, либо занимать должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров и др.Распространяется данное наказание и на арбитражных управляющих. Указанная мера административной ответственности назначается только судом и устанавливается на срок от шести месяцев до трех лет.

     В качестве дополнительного наказания, применяемого к должностным лицам, КоАП РФ называет конфискацию орудия совершения или предмета административного правонарушения. Учитывая множество постановлений и определений Конституционного Суда Российской Федерации, отменяющих административный порядок конфискации, законодатель теперь прямо указывает на то, что данное взыскание может применяться только в судебном порядке.

    В некоторых случаях КоАП РФ прямо устанавливает замену административной ответственности дисциплинарной. Так, военнослужащие, призванные на военные сборы граждане, сотрудники органов внутренних дел и другие лица, на которых распространяется действие дисциплинарных уставов или специальных положений о дисциплине, в большинстве случаев несут ответственность за административные правонарушения в соответствии с дисциплинарными уставами и иными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок прохождения ими службы. На общих основаниях, установленных ст. 2.5 КоАП РФ, они несут ответственность только за некоторые правонарушения (в области выборов и референдумов, в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения, Правил дорожного движения и т.д.).